Indkøbspolitik

Formål

Indkøbspolitikken skal medvirke til, at indkøb af varer og tjenesteydelser foregår så effektivt som muligt og samtidig sikrer kommunen de bedst mulige samhandelsbetingelser ud fra en samlet helhedsvurdering af:

• Pris
• Kvalitet
• Leverings- og betalingsbetingelser
• Service
• Garanti
• Miljø
• Sociale forhold

Samtidig skal indkøbspolitikken sikre, at kommunens leverandører oplever kommunen som en samlet – professionel – samhandelspartner.

Helhedsvurderingen kan betyde, at det ikke altid er den billigste leverandør der vælges, men at forhold som lokal repræsentation, miljømæssige-, sociale- og etiske forhold vil kunne vægtes.

Omfattede områder

Indkøbspolitikken omfatter hele kommunen inklusive institutioner.

Indkøbspolitikken omfatter alle indkøb af varer og tjenesteydelser til såvel drift som anlæg.

Overordnede tilkendegivelser vedrørende kommunens indkøb

Anvendelse af lokale, konkurrencedygtige leverandører

Kommuneqarfik Sermersooq placerer som udgangspunkt sine indkøb lokalt, men på konkurrencedygtige vilkår og ud fra en helhedsvurdering på forretningsmæssige kriterier såsom pris, leveringsforhold og kvalitet. Lokale leverandører skal derfor kunne matche øvrige leverandører på relevante kriterier. Herunder gælder, at der igennem indkøbene, i en helhedsbetragtning, opnås den bedst mulige kvalitet og service – bedst og billigst – og hvor f.eks. sociale klausuler kan indgå som en del af den samlede helhedsbetragtning.

Miljø, socialt ansvar og etik

Kommunen ønsker gennem sin indkøbspolitik at agere miljømæssigt bæredygtigt, socialt engageret og etisk forsvarligt.

Dette indebærer at der ved indgåelse af indkøbsaftaler indarbejdes aftaleelementer, der understøtter at leverandører og underleverandører skal dokumentere at:

• produktionen af varer foregår under miljømæssigt forsvarlige rammer og at udledningen af forurenende stoffer begrænses mest muligt
• virksomhederne påtager sig et socialt medansvar for uddannelse af elever, efteruddannelse af medarbejdere samt beskæftigelse af personer med fysisk og/eller psykisk handicap
• virksomheden – eller virksomhedens underleverandører – overholder gældende love, regler og overenskomster samt overholder FN´s Global Compact principper:

Menneskerettigheder

1. Virksomheden bør støtte og respektere beskyttelsen af internationalt proklamerede menneskerettigheder indenfor virksomhedens indflydelsesområde
2. Virksomheden skal sikre at den ikke medvirker til krænkelser af menneskerettighederne

Arbejdstagerrettigheder

1. Virksomheden bør opretholde frihed til organisering og anerkende ar-bejdstagers ret til kollektive forhandlinger
2. Virksomheden bør støtte afskaffelsen af alle former for tvangsarbejde
3. Virksomheden bør støtte en effektiv afskaffelse af børnearbejde
4. Virksomheden bør støtte afviklingen af diskrimination i arbejds- og ansættelsesforhold

Miljø

1. Virksomheden bør støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer
2. Virksomheden bør tage initiativ til at fremme større miljømæssig ansvarlighed
3. Virksomheden bør opfordre til udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier

Antikorruption

1. Virksomheden bør modarbejde alle former for korruption, inklusive økonomisk udnyttelse og bestikkelse

Samarbejde med leverandører

Kommuneqarfik Sermersooq lægger vægt på gode og længerevarende relationer til sine leverandører.

Samarbejdet med kommunens leverandører skal bære præg af hæderlighed, seriøsitet og professionalisme. Leverandørerne forventes, at tilføre samarbejdet relevant viden om markedsforhold, produktudvikling m.v. Statistisk materiale om kommunens indkøb skal kunne stilles til rådighed, og der skal kunne tilbydes konsulentbistand.

Som udgangspunkt skal der være åbenhed mellem parterne. Der kan dog være forhold, der kræver fortrolighed. Dette indebærer, at hverken kommunens medarbejdere eller leverandører må videregive informationer om fælles indkøbsforhold til udenforstående. Dette dog altid under hensyntagen til lokalsamfundets størrelse eller antallet af personer der har direkte adgang til prisparametre i en eventuel aftale.

Ved valg af leverandører lægges vægt på, at leverandørerne har en intern miljøpolitik for virksomheden. Leverandører skal derfor kunne redegøre for deres miljøpolitik ved indgåelse af aftaler, og gerne en egentlig miljøcertificering. Der bør vælges produkter, der opfylder kravene til de til enhver tid gældende offentlige kontrollerede miljømærkeordninger, f.eks. Svanemærket.

For indkøb der skal i udbud vil Information til leverandører omkring udbudsrunder blive annonceret på Sermersooq.gl og annonceret i trykte medier.

Fælles indkøb, stordrift og aftaleloyalitet

Med henblik på at opnå stordriftsfordele er det nødvendigt at indkøbsaftaler indgås fra centralt hold, og at centralt indgåede aftaler er gældende for samtlige fag- og stabsområder og/eller aftaleenheder.

Alle indkøbsaftaler indgås via en central indkøbsfunktion, men i et samarbejde med de enkelte fagområder.

Indkøbsaftaler indgås som eneleverandøraftaler efter udbud eller som rammeaftaler og indholdet af aftalerne skal så vidt muligt være gældende for hele kommunen

Med henblik på at opnå bedst mulige aftaler kan det være nødvendigt, at reducere og standardisere varesortimentet.

Hvor det er fordelagtigt kan kommunen tilslutte sig indkøbsaftaler indgået af andre offentlige instanser f.eks. Selvstyrets indkøbsfunktion / andre grønlandske kommuner.

Indgåelse af indkøbsaftaler

Kommunens indkøb skal som udgangspunkt være omfattet af fælles indkøbsaftaler, eller følge de i nærværende indkøbspolitik udstukne retningslinjer.

De indgåede og gældende indkøbsaftaler baseres på obligatoriske aftaler, og er gældende for samtlige fag- og stabsområder og/eller aftaleenheder, uanset at der på enkelte vareområder kan opnås bedre vilkår hos andre leverandører.

Indgåelse af aftaler skal sikre, at indkøb foretages med udgangspunkt i:

• En konkurrenceudsættelse på indkøb og anskaffelser
• Udbud på flest mulige områder
• Indhentning af tilbud på områder der ikke er dækket af et aftalegrundlag

Indkøbsaftaler kan etableres efter følgende aftalegrundlag:

• Tilbudsrunde (minimum 2 leverandører – hvor det er muligt)
• Fast tilbud på en specifik ydelse
• Faste aftalegrundlag/kontrakt
• Fast bundet pris, tidsperspektiv og varesortiment
• Tager som regel udgangspunkt i en udbudsrunde som sikrer â€bedst og billigstâ€, uden at der sænkes på kvalitetskrav
• Rammeaftaler
• En fast aftale om pris og leveringsbetingelser.
• Kan udarbejdes med flere leverandører for samme produktområde
• Aftaleform der sikrer, at forvaltningen eventuelt kan vælge leverandør efter sortiment eller tilgængelighed

For større indkøb der ikke er dækket ind gennem ovenstående obligatoriske aftaler, eller ikke indgår i eksisterende leverandørers varesortiment foretages – efter aftale med Den Centrale Indkøbsfunktion – så vidt muligt indkøb gennem rammeaftaler.

Alle aktuelle indkøbsaftaler og gældende retningslinjer skal være tilgængelige på Sermeeraq.

Organisering af indkøbsarbejdet

Central Indkøbsfunktion

Med henblik på at sikre styring og koordinering af indkøbsopgaver og indgåelse af indkøbsaftaler m.v. oprettes en Central Indkøbsfunktion.

Den Centrale Indkøbsfunktions organisatoriske placering og bemanding fremgår af den til enhver tid gældende organisationsplan. Den Centrale Indkøbsfunktion har det overordnede ansvar for aftaleindgåelse, indkøb, koordinering, initiativer, og kontrol.

Dette indebærer:

• Tilsyn og kontrol omkring hvorvidt aftalerne overholdes
• Ansvar for samarbejde med indkøbsansvarlige i organisationen
• Rådgivning og vejledning af indkøbsansvarlige i organisationen
• Sikring af den videre udvikling af Indkøbspolitikkens elementer

Derudover er det Den Centrale Indkøbsfunktions primære opgave med baggrund i det generelle ansvar at forestå:

• Udarbejdelse af udbud, og/eller vejlede og rådgive i forbindelse med udbud og større enkeltstående indkøb
• Indgåelse af og vedligeholdelse af indkøbsaftaler samt videreformidling af disse
• Forhandling og dialog med leverandører
• Optimering af varekøb og tjenesteydelser
• At der sker en synliggørelse af effekten af indkøbsaftaler
• Med henblik på at optimere indkøbsopgaven vil der ske en vurdering af kommunens leverandører
• Servicering af centrale og decentrale indkøbere i relevante indkøbsspørgsmål og forhold hvor der er et kommercielt indhold
• Udvikling af værktøjer og videns opsamling
• Udvikling af informationsmateriale/kurser til indkøbere i kommunen

Den Centrale Indkøbsfunktion overvåger at indkøbsdispositioner i kommunen foretages i overensstemmelse med indkøbspolitikken. Det vil bl.a. sige, at de centrale indgåede indkøbsaftaler benyttes og at formulerede retningslinjer følges. Det er dog samtidig altid den enkelte leders ansvar at dette sker.

Decentrale enheder

Alle ledere i kommunen er ansvarlige for at holde sig orienteret om kommunens indkøbspolitik og gældende indkøbsaftaler.

Med henblik på, at sikre overholdelse af aftaler og involvering i indgåelse af aftaler, udpeges der decentralt en række ansvarlige indkøbere. De indkøbsansvarlige skal have faglig, erfarings- eller interessemæssig kompetence i relation til det pågældende produktområde eller opgave.

I forbindelse med indgåelse og vurdering af indkøbsaftaler, kan der nedsættes brugergrupper efter behov. Brugergruppernes medlemmer vælges i samarbejde med de relevante indkøbsansvarlige.

De indkøbsansvarlige skal blandt andet bidrage med nødvendige oplysninger til brug for opfølgning på eksisterende og indgåelse af nye indkøbsaftaler

Engangskøb og indkøb uden for aftaledækkede områder

Der må kun købes ind uden om gældende indkøbsaftaler i ganske særlige tilfælde og først efter konsultation med Økonomisk Sekretariat. Sådanne indkøb skal begrundes skriftligt og der skal redegøres særskilt herfor i årsrapporten om kommunens køb af varer og tjenesteydelser.

Ved større engangskøb gælder de samme principper, som ved indgåelse af indkøbsaftaler. Derfor skal sådanne indkøb ske i samarbejde med Den Centrale Indkøbsfunktion, og ske under iagttagelse af pris, levering, kvalitet, miljø og sociale klausuler.

Ved indkøb som ikke indgår i aftalerækken og som ikke skal i udbud, skal der som udgangspunkt indhentes tilbud fra en begrænset kreds af potentielle tilbudsgivere. Hvor det er praktisk muligt, skal der indhentes tilbud fra mindst to leverandører, der er uafhængige af hinanden. I byer med flere end 2 leverandører af samme vare skal der indhentes tilbud fra minimum 3 leverandører.

På en række mindre produktområder kan der være indkøb af en så ubetydelig størrelse, at der ikke indgås indkøbsaftaler. For, at der til enhver tid sker en vurdering af behov for indgåelse af indkøbsaftaler på produktområder, skal de decentrale indkøbere i samarbejde med Den Centrale Indkøbsfunktion følge op på produktbehov og fremtidige indkøb.

E-bestilling og katalog

I forbindelse med samhandel med større leverandører, f.eks. på kontorhold eller lignende prioriterer kommunen samhandel, hvor leverandøren kan stille et elektronisk bestillings- og katalogsystem til rådighed (et link til internet/intranet).

Med henblik på at optimere forretningsgange, og mindske den interne administration kan der stilles krav om elektroniske bestillingssystemer. Såfremt en leverandør stiller e-bestilling til rådighed skal den anvendes, medmindre ganske særlige forhold gør sig gældende. I sådanne tilfælde skal Den Centrale Indkøbsfunktion kontaktes.

Herudover må Indkøb via internet kun foretages, såfremt det ikke er i konflikt med indkøbspolitikken og allerede indgåede aftaler. I forbindelse med sådanne internetindkøb skal Den Centrale Indkøbsfunktion altid konsulteres.

Særlige retningslinjer for betaling via internet fremgår af kommunens kasse- og regnskabsregulativ.

Leje og leasingaftaler

Der må kun indgås leje og leasingaftaler efter særskilt aftale med Økonomisk Sekretariat – og der skal altid udarbejdes særskilt begrundelse for anvendelse af leje og leasingaftaler. Begrundelsen skal altid være ledsaget af en beregning af aftalens interne rente.

IT og telefoni

Den overordnede Indkøbspolitik er ligeledes gældende for indkøb af IT-udstyr, IT-systemer samt telefoni.

Af hensyn til IT-sikkerhed samt overholdelse af IT-mæssige standarder og retningslinjer, sker indkøb og udbud fra IT-afdelingen. Forvaltninger og institutioner skal altid følge de til enhver tid gældende retningslinjer for indkøb på IT-området.

Retningslinjer for disse indkøb fremgår af Sermeeraq’s hjemmeside.

Bygge og anlægsopgaver

Den overordnede Indkøbspolitik er ikke gældende for udbud i tilknytning til bygge- og anlægsopgaver

Rabatter/gaver/private indkøb

Ingen må modtage gaver fra eksisterende eller potentielle leverandører, medmindre der er tale om reklamegaver af ubetydelig værdi og/eller lejlighedsgaver (fødselsdag/jubilæum m.v.).

Kommuneqarfik Sermersooqs indkøbsaftaler må ikke anvendes til private indkøb, medmindre at dette er meddelt officielt. Meddelelser om sådanne muligheder vil blive annonceret på Sermeeraq.

Du kan downloade indkøbspolitikken her.