Strategiens målsætninger
I Kommuneqarfik Sermersooq arbejder vi på løbende, at forbedre og udvikle kommunens faciliteter og løsninger til gavn for borgerne. En vigtig forudsætning mod at kvalitetssikre de beslutninger der træffes er, at borgerne har mulighed for medindflydelse i sager, projekter og beslutninger, som påvirker netop deres hverdag, hvad enten det drejer sig om et nærområde, udviklingen af de kommunale tilbud eller de store linjer i kommunens politik. Eksempelvis indenfor områder som børnepasning, folkeskolen, planlægning af trafik og by, miljøbeskyttelse, samt forhold for ældre og handicappede.
Med kommunens Strategi for Borgerinddragelse lægges der vægt på borgerinddragelse som et middel fremfor et mål i sig selv. Dette betyder at vi lægger lige så stor vægt på selve inddragelsesprocessen som det endelige udbytte; en meningsgivende proces er afgørende for at vi sammen finder frem til de bedste beslutninger. Udmøntningen af strategien skal være med til at sikre de bedst mulige rammer og proces for borgerinddragelsesrettede indsatser, hvor hvert enkelt borgerinddragelsesinitiativ, forløb og værktøjer tilpasses det enkelte projekt, det ønskede udbytte, særligt relevante målgrupper og den lokale kontekst.
De bærende principper
Kommuneqarfik Sermersooqs borgerinddragelsesstrategi er baseret på 3 grundlæggende principper, der samlet udgør fundamentet for alle borgerinddragelsesrettede indsatser i kommunen:
Kommunikation og åbenhed
En grundlæggende forudsætning for at borgerne har mulighed for at orientere sig og engagere sig aktivt er, at viden om og indsigt i, hvad der rører sig i kommunen og på politisk plan. Derfor skal borgerne have (let) adgang til information om emner, der vedrører og interesserer dem.
Ved planlægning af et borgerinddragelsesforløb er det yderligere vigtigt, at kommunikation tænkes ind helt fra start. Med en solid kommunikationsplan kan det sikres, at forventninger afstemmes, samt at rammer for deltagelse og graden af indflydelse tydeliggøres for borgerne både før, under og efter forløbet.
Rettidig og reel inddragelse
Borgernes og andre relevante aktørers holdninger og meninger skal altid tages til overvejelse i en given sag. Graden af indflydelse som de involverede borgere har vurderes dog altid med udgangspunkt i den enkelte sag eller det enkelte projekt. Skal der sikres reel mulighed inddragelse i beslutninger skal inddragelse finde sted så tidligt i processen, at der er mulighed for præge de beslutninger, der skal træffes. Det er her vigtigt at understrege — særligt ved emner hvor der er betydelige interessekonflikter – at Kommunalbestyrelsen har det endelige ansvar for at vurdere borgernes synspunkter og forslag, og har kompetencen til at træffe beslutninger med øje for alle interesser i en sag. Borgernes ret til at blive inddraget i processer er således ikke en vetoret, og Kommunalbestyrelsen træffer den endelige afgørelse.
Repræsentativitet, fleksibilitet og udvikling
Inddragelse af borgerne skal ske på borgernes præmisser. Den enkelte borgerinddragelsesproces skal derfor indeholde elementer af fleksibilitet, så borgerne har mulighed for at deltage når de har tid og mulighed for det. Nye inddragelsesmetoder vil blive afprøvet i forskellige sammenhænge og implementeres, hvis det vurderes effektfuldt og meningsgivende. Her lægges særligt vægt på digitale værktøjer som supplement til de mere traditionelle metoder såsom borgermøder og høringer.
Digital borgerinvolvering
Til at understøtte strategiens målsætninger og med henblik på at sikre løbende udvikling og fornyelse lanceres en digital borgerinddragelsesplatform. Platformen vil fungere som en samlet indgangsportal for borgerne i forhold til processer, høringssvar, afstemninger, projektforslag, borgernes egne ideer og forslag. De online værktøjer supplerer de mere traditionelle måder borgerne inddrages på og kan eksempelvis fungere som appetitvækkere til mere dialog; herunder som optakt til det offline, fysiske møde mellem borgere og politikere eller til videre dialog efterfølgende. Den digitale platform understøtter strategiens målsætning om øget kommunikation og åbenhed, bedre repræsentativitet, hvor vi når ud til en bredere skare af kommunens borgere, og at gøre det mere nemt og fleksibelt for borgerne at deltage aktivt og få deres stemme hørt i dialog med kommunen og andre medborgere.
Guide til borgerinddragelsesindsatser
Borgerinddragelse som koncept og arbejdsmetode skal ses som en naturlig del af arbejdsgangen i Kommuneqarfik Sermersooq. Vi tilstræber at borgerne inddrages, hvor det giver mening og på rette tid og sted. Ligeledes er vi bedste om at inddragelsen skal være reel.
Der findes derfor ikke en standard form eller opskrift for, hvordan borgerne bedst inddrages. Tilgang, form, niveau og timing for inddragelsen afhænger både af det enkelte projekts karaktér, de politiske prioriteter, samt det ønskede udbytte af processen. Et borgerinddragelsesforløb kan således gribes an på mange forskellige måder og tage mange forskellige former. Det kan eksempelvis foregå som et enkelt event eller en længere forløb opdelt i flere faser. Inddragelsen kan ligeledes foregå på mange forskellige niveauer, hvor borgerne mulighed for medindflydelse kan variere alt efter formål og hvilke aktører der berøres af de beslutninger der skal træffes. Hvornår i processen borgerne inddrages vurderes og fastlægges derfor med udgangspunkt i formål og graden af borgernes mulighed or medindflydelse. Nedenfor findes en standard oversigt over de forskellige trin man bør følge i forbindelse med borgerinddragelsesrettede indsatser.
Forinden rådgivning hos Borgercentret bør I gøre jer overvejelser for trin 1 og 2:
1: Formål og grad af indflydelse
Definér det ønskede udbytte af inddragelsen og graden af indflydelse deltagerne har i beslutningsprocessen.
Formål og graden af indflydelse har stor betydning for hvordan borgerinddragelsesindsatsen
tilrettelægges og for hvornår borgerne inddrages i processen. Derfor bør I overveje:
- Hvad er formålet inddragelsen?
- Hvad ønsker man borgernes medvirken til?
- Hvad er borgernes mulighed for reel indflydelse?
Grad af indflydelse
I Kommuneqarfik Sermersooq arbejder vi med borgerinddragelse på 3 overordnede niveauer. For hver enkelt indsats er det afgørende at både kommunen og borgerne fra start befinder sig på samme niveau i forhold til forventninger til grad af indflydelse og proces. Det er derfor vigtigt at det for hver enkelt indsats helt fra start tydeliggøres, hvad borgernes input anvendes til og hvor høj grad af medindflydelse deres stemme har for det givne projekt eller givne sag. Klar og tydelig kommunikation mellem de involverede parter er derfor vigtig, uanset hvilket niveau indsatsen foregår på.
Niveau 1: Information
Den mest grundlæggende form for inddragelse er information. Inddragelsesniveauet er på informationsniveau begrænset og består primært af envejskommunikation fra kommunen til borgerne. Eksempler på borgerinddragelsesindsatser på informationsniveau er orientering om lovgivningsmæssige forhold og ved politiske tiltag der skal vedtages, hvor borgerne ikke har mulighed for medindflydelse på udformning og den endelige beslutning.
Information udgør en helt grundlæggende forudsætning for indsatser på niveau 2 og 3.
Niveau 2: Medindflydelse
Konsultation
Borgerinddragelsesindsatser på dette niveau giver borgerne mulighed for at komme med deres holdninger, synspunkter og ideer til et givent projekt alle en given sag forud for den endelige politiske beslutning. Eksempler kan være en offentlig høring, en holdningsundersøgelse, eller et borgerpanel.
Dialog
Dialog indebærer tovejskommunikation, hvor deltagernes input tages med i overvejelserne under beslutningsprocessen inden den endelige afgørelse er truffet. Dialog giver mulighed for videns udveksling og læring undervejs i processen, og åbner op for samskabelse, hvor man kan nå frem til nye løsninger og alternativer. Der skal på dette niveau være plads til at et projekt eller en plan justeres og potentielt kan komme til at tage en helt ny retning i forhold til den oprindelige plan.
Eksempler på værktøjer, der fremmer dialog er cafémøder, workshops, fokusgruppemøder mm.
Niveau 3: Direkte medbestemmelse
På dette niveau er der mulighed for en høj grad af inddragelse, hvor deltagerne er med til at beslutte hvilke beslutninger der træffes, har mulighed for at prioritere i forskellige valgmuligheder, eller eksempelvis råder over et budget. Eksempler på initiativer er en borgerafstemning, kommunens ungdomskommunalbestyrelse, bygdebestyrelserne, og kommunens lokaludvalg.
2: Målgruppe og kontekst
Definér hvilke borgergrupper der er relevante for det enkelte projekt/emne.
De værktøjer og kommunikationskanaler, der anvendes i forbindelse med indsatsen afhænger i høj grad af hvilke målgrupper man gerne vil nå ud til og engagere. Gør det derfor klart:
- Hvilke interessenter/borgergrupper er relevante at inddrage i processen?
- Geografisk og demografisk afgrænsning
Når trin 1 og 2 er fastlagt, er I godt på vej til at kunne udvælge de mest hensigtsmæssige værktøjer, der bedst er med til at understøtter at I får det ønskede udbytte for inddragelsen.
Trin 3-7.
Hvordan sammensætter vi en meningsgivende borgerinddragelsesproces, der giver det ønskede udbytte?
Med udgangspunkt i overvejelserne under Trin 1 og 2 vil fagpersoner i kommunens Borgercenter stå til rådighed med nærmere vejledning til, hvordan de bedste rammer for en inddragelsesproces og kommunikationsplan sammensættes.
