Offentligt udbud fødevarer

Udbud fødevarer til Kommuneqarfik Sermersooq institutioner

1. Indledning
Dette udbud vedrører indgåelse af rammekontrakt på leverancer af Fødevarer til Kommuneqarfik Sermersooq.

Der er tale om løbende afkald direkte fra plejehjem, og centre samt institutioner.

Udbudsformen er offentligt udbud som annonceret på kommunens hjemmeside.

Hvis der er spørgsmål – er det vigtigt at rette henvendelse, således at vi kan vejlede og sikre at tilbudsgiver kan aflevere det korrekte tilbudsgrundlag, dog med leverandørens fulde ansvar for opfyldelse af tilbudskrav m.v.

Alle leverandører behandles lige, og der er ingen præference for hverken leverandør- eller produktvalg før den samlede evaluering, vurdering, og økonomi er vurderet.

Den samlede udbudssum er forventet 7.000.000 kr. pr år brutto i forbindelse med dette udbud.

Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer.

Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov.

Det indebærer et meget tæt samarbejde med den valgte leverandør for at implementere kontraktsamarbejdet, produkter, og derved kunne skabe de bedste logistikløsninger samt service overfor kommunens enheder.

Prissætningen og tilbud fra tilbudsgiver skal være baseret på de priser der kan tilbydes på nuværende tidspunkt. På netto prisbilag indsættes tilbud om netto pris og som rabat for alle øvrige varegrupper indsættes en fast fakturarabat, jf. bilag.

I medsendte bilag indgår naturligvis produkter med svingende prissætning, som f.eks. Frugt- og grønt, friske kødprodukter og lignende som vi er bekendt med, men reguleres op eller ned i kontraktperioden. For disse produkter aftales kontraktmæssigt en prisformel/varsel.

Omfanget af produkter og kategorier er:

  • Kolonial herunder morgenmad, konserves, diverse tørvarer, drikkevarer (juicer o.l.) og specialiteter
  • Frugt og grønt
  • Mejeri og kølevarer
  • Frostvarer / brød
  • Kød og pålæg

Desuden vil der blive disponeret i et bredt perspektiv af den enkelte enhed efter konkret behov.

For eksterne leverancer til Tasiilaq, Paamiut og Ittoqqortoormiit, og bygder, træffes direkte aftale om kvantumsbestemte leverancer.

2. Ordregiver
Kommuneqarfik Sermersooq
Økonomisk Sekretariat
Strategisk Indkøb
Mail: udbud@sermersooq.gl

3. Tidsplan
Tilbud skal være kommunen i hænde senest den 6. september 2021 kl.12.00. Kommunen bekræfter modtagelsen af tilbud via mail.

Tilbud og bilag samt dokumentation skal være påført tilbudsgivers navn og være underskrevet.

4. Spørgsmål og svar
Vi opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i bilag eller andet.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på grønlandsk eller dansk og rettes til:

udbud@sermersooq.gl.

I emnefeltet skrives: Udbud på fødevarer  

Jf. de medsendte lister kan man blot stille spørgsmål og henvise til rækkenummer for det pågældende varenummer.

Spørgsmål kan stilles frem til 13. august 2021 hvor der kommer samlet besvarelse af første spørgerunde samt atter frem til 23. august 2021. Her vil alle der har rekvireret udbudsmateriale få tilsendt spørgsmål og svar i en anonymiseret samlet form. Der henvises også til tjekliste hvor der er nævnt 2 runder omkring spørgsmål og svar.

5. Leverance omfang
Udbuddet vedrører indkøb af samtlige fødevarer som løbende disponeres til institutionerne ved Kommuneqarfik Sermersooq. Leverandøren er ansvarlig for lagerføring af samtlige kontraktprodukter og er ansvarlig for leverancer efter ad hoc afkald fra plejehjem, centre og institutioner. Hos enhederne i Ældreplejen og dagtilbudsområdet skal, og må der alene være mindre buffer lager. Der skal således tilbydes en central lager- og logistikløsning som den valgte kontraktleverandør har ansvaret for med placering i Nuuk.

6. Rammeaftale/kontrakt
Den udbudte aftale er en rammeaftale/kontrakt, som udarbejdes af Kommuneqarfik Sermersooq og underskrives af begge parter. Kontrakten vil være gældende fra 1. oktober 2021 til 30 september 2024 og med mulighed for forlængelse på 2 x 1 år. Denne option drøftes senest juli 2024.

Kommuneqarfik Sermersooq har til hensigt at indgå én kontrakt.

7. Tildeling af rammeaftalen/kontrakten
Rammeaftale/kontrakt vil blive tildelt den tilbudsgiver der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris, kvalitet, sortiment og service. 

8. Tilbudsfrist
Tilbuddet skal afleveres senest den 6. september 2021 kl. 12.00 vest grønlandsk tid.

Tilbud skal mærkes ”Må ikke åbnes af Postafdelingen”

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Tilbud kan fremsendes via mail udbud@sermersooq.gl eller afleveres personligt.

Tilbud der ikke afleveres indenfor tidsfristen, vil blive afvist, og ikke indgå i vurderingen.

Ved aflevering af tilbud vedlægges relevante bilag samt dokumentation der præsenterer de tilbudte produkter. Prisbilag underskrives.

Fyldestgørende materiale kan rekvireres på udbud@sermersooq.gl