Mødeplan for 2020

Sammentrækning af opgaven

I løbet af året står det klart i handleplanen. Mødedatoer, de primære/prioriterede opgaver samt diverse deadlines for udførelse af de enkelte opgaver. Når aktivitetsplan er blevet godkendt af bestyrelsen for lokaludvalget, skal denne sendes til koordinerings ansvarlige.

Anbefaling: Ingen

Præsentation af opgaveplaner:

Protokol vedr. hvilke aktiviteter, der er planlagt

I protokollen for planlagte aktiviteter kan man tydeligt se planlagte mødedatoer, de primære/prioriterede opgaver samt diverse deadlines for udførelse af de enkelte opgaver. Når aktivitetsplan er blevet godkendt af bestyrelsen for lokaludvalget, skal denne sendes til koordinerings ansvarlige.

Det konstituerende møde

I henhold til forretningsordens § 6 skal man holde et konstituerende møde og i dette møde skal man også godkende årsplanen. Der er medtaget mødedatoer og de prioriterede opgaver for året.

Budgetlægning

I forretningsordenens § 5 står:

Lokaludvalget skal fremsende sine planer for uddeling af tilførte midler inden udgangen af april måned. For at kvalitetssikre forslagene skal man tilsende planerne til borgmesterens kontor og skal videre til godkendelse i økonomiudvalget. Og udvalget skal sende bilag til afholdelse af diverse udgifter til bank m.v. før måneds slutning til koordinations ansvarlige, for at sikre at der er dokumentationer om hvordan de tilførte midler er blevet anvendt.

Månedlige tilsendelser af dokumentationer

Månedlige betalinger til banker, kassebilag – alt skal sendes til kontrol. Overskrift for disse skal være: Dokumentation for månedlige udgifter. Derudover skal man lave oversigt over hvilke procentdele, der er blevet anvendt af den samlede pulje hvor der skal medtages forklaringer for hvad midlerne er blevet anvendt til. De udfyldte skemaer til brug for nævnte skal sendes efter man har fået formanden underskrift for disse.

Hvad skal man anvende reserverede midler til?

De tilførte midler til fordeling må ikke anvendes til køb af nogen form for alkoholholdige drikke. Midlerne skal anvendes til de formål, der er angivet i de lovbefalede retningslinjer. Derfor er det vigtigt at de områder, som lokaludvalget agter at anvende midlerne til, godkendes fra kommunal forvaltnings side, FØR de effektueres.

I Forretningsorden for lokaludvalget står anført i § 5:

I forbindelse med tildeling af penge, skal man tænke over følgende:

  • Arrangementer/aktiviteter, der kan styrke fællesskabet iblandt borgerne og som kan lede i positive retninger.

  • Arrangementer/aktiviteter, der kan styrke kommunikationen iblandt borgerne, brugerne, virksomheder, forskellige aldersgrupper, lokaliteter og andet, der tager grundlag i tolerance mellem hinanden.

  • Arrangementer/aktiviteter, der tager sigte på og kan skabe bedre betingelser og samhørighed imellem borgerne, brugere, virksomheder, ældre, børn, forældre og fælles aktiviteter.

  • Arrangementer og tilbud indenfor kultur, musik, idræt, kunst og fritid og som kan styrke indsatser nævnte imellem.

  • De tilførte midler kan anvendes til åbne høringer, workshops, aktivitetsplaner og andet, der sættes i værk fra lokaludvalgets side.

Foreningers og andre med målrettede formåls ansøgningsmuligheder

Lokaludvalget kan neslutte og åbne op for muligheden for ansøgninger fra foreninger og andre med målrettede formål. Såfremt dette skal kunne ske, skal der laves klare retningslinjer for det, og man skal være opmærksom på følgende:

  • Budget for næste år skal sendes før ultimo april. Der kan medtages beløb, man påregner vil blive godkendt til effektuering f.eks. 30000 kr. til ansøgerne.

  • At midlerne på ingen måde skal tilgå som midler til steder, hvor man kan købe af alkoholiske drikke.

  • Det skal stå klart hvad ansøgerne har søgt om at få støtte til.

Såfremt der skulle komme ansøgninger, der bryder de rammer, som man har at arbejde efter, skal man være opmærksom på følgende:

  • Ansøgningsdage

  • At ansøgningerne holder sig indenfor de rammer, man skal arbejde ud fra, projektbeskrivelse, budget m.v.

  • At de anførte mål, skal være med det mål, at arbejde for alle

  • At man ikke kan ansøge til formål, der allerede er i gang

  • At man ikke kan ansøge til områder, som hører under kommunen

Det er derfor vigtigt, at lokaludvalget udformer en standard skema til ansøgningerne, og der skal indgår plads til projektbeskrivelse og budget. Til udformning af krav kan man hente ideer fra:

http://www.noerrebrolokaludvalg.kk.dk/

Hvor længe efter en ansøgning, kan man begynde at kunne bruge, hvad man har fået tildelt?

De modtagne beløb åbner når kommunalbestyrelsen har godkendt budgetterne. Koordinerings-personen vil meddele, hvilke ansøgninger, der er blevet godtaget og hvor store de enkelte godkendte ansøgninger er.

Følgende mødekalender blev fastlagt:

14. januar, 11. februar, 10. marts, 6. april, 12. maj, 9. juni, 11. august, 8. september, 6. oktober,

10. november kiisalu 8. december 2020.